Dokumentacja ochrony danych osobowych
Centrum Usług Społecznych w Lubiczu
Nr dokumentu: 11.41.
Wersja dokumentu: 02.2024

Polityka przetwarzania danych osobowych

- strony www.gopslubicz.pl oraz BIP http://gopslubicz.pl/bip/ (folder - Ochrona danych osobowych)

Zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane dalej RODO, przekazujemy informacje o zasadach przetwarzania danych osobowych.

Informacja ma charakter ogólny. Szczegółowa informacja dotycząca celów i podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych oraz przysługujących praw, stanowiąca realizację obowiązku informacyjnego administratora, o którym mowa w art. 13 i 14 RODO, została zamieszczona na stronach www.gopslubicz.pl w folderze „Klauzule informacyjne” oraz jest przekazywana na etapie załatwiania konkretnej sprawy.

Spis treści

1. Czym są dane osobowe i co oznacza ich przetwarzanie?.
2. Kto jest administratorem danych osobowych?.
3. Jak się możesz z nami skontaktować?.
4. Inspektor Ochrony Danych.
5. Bezpieczeństwo danych osobowych.
6. Cele, dla których przetwarzamy dane osobowe.
7. Jaką mamy podstawę prawną przetwarzania danych osobowych?.
8. Jak długo przechowujemy dane osobowe?.
9. Niektóre sytuacje związane z przetwarzaniem danych osobowych.
   
   1. Korespondencja e-mailowa i tradycyjna oraz Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej (ePUAP).
   2. Kontakt telefoniczny.
   3. Wykonywanie umów.
   4. Przetwarzanie danych osobowych członków personelu partnerów współpracujących z administratorem.
   5. Zbieranie danych w ramach utrzymywania relacji z lokalną społecznością.
   6. Rekrutacja pracowników.
   7. Sprawy załatwiane milcząco.
   8. Profile na portalach społecznościowych.
   9. Serwisy internetowe.
      
      1. Korzystanie z serwisów internetowych.
      2. Pliki cookies.
      3. Wtyczki społecznościowe.
10. Kiedy i w jaki sposób udostępniamy dane osobowe podmiotom trzecim?.
11. Czy podanie danych jest obowiązkowe?.
12. Czy przekazujemy dane do państw trzecich?.
13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji.
14. Odnośniki do innych stron.
15. Czy i kiedy możliwe są zmiany niniejszej Polityki przetwarzania danych osobowych?.

1. Czym są dane osobowe i co oznacza ich przetwarzanie?

Dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, wizerunek, nagranie głosu, dane kontaktowe, dane o lokalizacji, informacje zawarte w korespondencji, informacje gromadzone za pośrednictwem sprzętu rejestrującego lub innej podobnej technologii, identyfikator internetowy.

Przetwarzaniem danych osobowych jest w zasadzie każda czynność wykonywana na danych osobowych, niezależnie od tego, czy jest realizowana w sposób zautomatyzowany czy nie, np. zbieranie, przechowywanie, utrwalanie, porządkowanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, udostępnianie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

2. Kto jest administratorem danych osobowych?

Administratorem danych osobowych jest Centrum Usług Społecznych w Lubiczu, adres: ul. Toruńska 56, 87-162 Lubicz (zwanym dalej CUS).

3. Jak się możesz z nami skontaktować?

Z administratorem możesz się skontaktować:

• tradycyjną pocztą pod adresem: Centrum Usług Społecznych w Lubiczu, adres: ul. Toruńska 56, 87-162 Lubicz; 
• kierując korespondencję na adres e-mail: gopslubicz@home.pl;
• telefonicznie: 56 674 21 55.

4. Inspektor Ochrony Danych.

Wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, z którym możesz się skontaktować tradycyjną pocztą pod adresem siedziby CUS (pkt. 3) lub kierując korespondencję e-mail na adres: kinga.hoffmann@apoogeum.pl.

Z Inspektorem Ochrony Danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania swoich danych osobowych przez administratora oraz korzystania z praw związanych z ich przetwarzaniem.

5. Bezpieczeństwo danych osobowych.

Podejmujemy szereg działań, aby zabezpieczyć dane osobowe przed przypadkową utratą lub zniszczeniem, fałszowaniem, modyfikacją, manipulacją oraz nieautoryzowanym dostępem i nieuprawnionym ujawnieniem.

6. Cele, dla których przetwarzamy dane osobowe.

Przetwarzamy dane osobowe przede wszystkim w celach związanych z realizacją zadań dotyczących udzielania pomocy społecznej i wynikających z przepisów oraz zadań powierzonych jednostkom pomocy społecznej, m.in.: ustawy o pomocy społecznej, dodatkach mieszkaniowych, pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, świadczeniach rodzinnych oraz innych przepisów w zakresie realizacji zadań administratora.

W zależności od celu, zastosowanie mogą mieć różne sposoby zbierania danych, podstawy prawne ich przetwarzania, w tym udostępniania oraz okresy ich przechowywania. Zbieramy tylko te dane, które są konieczne do realizacji celu, np. żeby załatwić sprawę, którą do nas kierujesz.

Ze szczegółową informacją dotyczącą celów przetwarzania można się zapoznać na stronach CUS w folderze „RODO”, zamieszonym pod adresem: https://gopslubicz.pl/klauzule-informacyjne[KH2] . Ponadto, cele przetwarzania są każdorazowo przekazywane w związku z załatwieniem konkretnej sprawy.

7. Jaką mamy podstawę prawną przetwarzania danych osobowych?

Podstawa prawna do przetwarzania danych osobowych jest zależna od konkretnego celu, dla którego je zebraliśmy. Najczęściej podstawę prawną przetwarzania danych stanowić będzie:

• wypełnianie określonego obowiązku prawnego wynikającego z przepisów prawa i ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO, art. 9 ust. 2 lit. b RODO);
• wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (art. 6 ust. 1 lit. e RODO, art. 9 ust. 2 lit. g, i, j RODO);
• zawarcie i realizacja umowy np. na wykonanie usługi lub dostawy, a także w przypadku działań zmierzających do jej zawarcia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• realizacja prawnie uzasadnionych interesów administratora, którymi są m.in. dokumentowanie wiążących nas umów celem zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Ilekroć przetwarzamy dane osobowe w oparciu o prawnie uzasadniony interes administratora, staramy się przeanalizować i zrównoważyć nasz interes oraz jego potencjalny wpływ na osobę i jej prawa wynikające z RODO. Nie przetwarzamy danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu w przypadku, gdy jego wpływ na osobę przeważałby nad naszymi uzasadnionymi interesami.

W szczególnych sytuacjach podstawę prawną przetwarzania danych osobowych może stanowić dobrowolnie wyrażona zgoda w zakresie i celu wskazanym w treści zgody, np. w sytuacji, gdy podanie danych nie jest obowiązkiem prawnym ani nie jest niezbędne do realizacji umowy ale może ułatwić lub przyspieszyć komunikację w sprawie, którą do nas kierujesz. 

Ze szczegółową informacją dotyczącą podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych można się zapoznać na stronach CUS w folderze „RODO”, zamieszonym pod adresem: https://gopslubicz.pl/klauzule-informacyjne[KH3] . Ponadto, podstawy prawne przetwarzania przekazujemy każdorazowo w związku z załatwieniem konkretnej sprawy.

8. Jak długo przechowujemy dane osobowe?

Czas, przez jaki możemy przechowywać dane osobowe, jest uzależniony od celu oraz podstawy prawnej stanowiącej dla nas legalną przesłankę ich przetwarzania:

• gdy przetwarzamy dane osobowe, ponieważ jest to konieczne z uwagi na ciążący na nas obowiązek wynikający z przepisu prawa, okres przetwarzania danych określają te przepisy;
• gdy przetwarzamy dane osobowe, ponieważ jest to niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi, okres przechowywania danych określają przepisy prawa, przy czym okres ten może ulec skróceniu w przypadku wniesienia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych; gdy przetwarzamy dane osobowe na podstawie udzielonej nam zgody, okres przetwarzania trwa do momentu realizacji celu lub wycofania tej zgody;
• gdy przetwarzamy dane osobowe w związku z wykonaniem umowy, okres przetwarzania trwa do momentu realizacji umowy lub jej rozwiązania.

W przypadkach, w których wymagają tego przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, okres przetwarzania wynika z tych przepisów.

Wybrane dane osobowe możemy przechowywać po upływie ww. okresów, przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

9. Niektóre sytuacje związane z przetwarzaniem danych osobowych.

9.1. Korespondencja e-mailowa i tradycyjna oraz Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej (ePUAP).

W przypadku wysłania do nas korespondencji za pośrednictwem poczty e-mail, poczty tradycyjnej oraz Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP) niezwiązanej z zawartą z nadawcą umową, dane zamieszczone w tej korespondencji będą przez nas przetwarzane w celu komunikacji i rozwiązania sprawy, której dotyczą. Przetwarzamy jedynie dane osobowe istotne dla sprawy, której dotyczy korespondencja, w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo.

Podstawą prawną przewarzania danych osobowych jest dla nas wykonywanie zadań realizowanych w interesie publicznym lub sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (art. 6 ust. 1 lit. e, art. 9 ust. 2 lit. g, i, j RODO) oraz wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c, art. 9 ust. 2lit. b RODO).

Dane możemy również przetwarzać w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, będącego realizacją naszego uzasadnionego interesu, polegającego na zabezpieczeniu informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Dane osobowe będą przechowywane przez okres 1 roku od daty otrzymania korespondencji. Następnie, w przypadkach, w których wymagają tego przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, dane osobowe dane będą przechowywane przez czas określony w tych przepisach.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak odmowa ich podania może skutkować utrudnieniem lub uniemożliwieniem załatwienia kierowanej do nas sprawy.

9.2. Kontakt telefoniczny.

W przypadku kontaktowania się z nami drogą telefoniczną w sprawach niezwiązanych z zawartą z rozmówcą umową, możemy żądać podania danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt.

Podstawę prawną przetwarzania danych stanowi wówczas wykonywanie zadań realizowanych w interesie publicznym lub sprawowanie władzy publicznej powierzonej administratorowi (art. 6 ust. 1 lit. e, art. 9 ust. 2 lit. g RODO).

Dane osobowe będziemy przechowywali do momentu załatwienia sprawy.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak odmowa ich podania może skutkować utrudnieniem lub uniemożliwieniem załatwienia kierowanej do nas sprawy.

9.3. Wykonywanie umów.

W razie zbierania danych dla celów związanych z wykonaniem konkretnej umowy, szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych przekazujemy na etapie zawierania umowy.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest umowa oraz niezbędne czynności podjęte przed zawarciem umowy, na żądanie osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Dane osobowe przetwarzane w związku z wykonaniem umowy przechowujemy do momentu realizacji umowy lub jej rozwiązania, następnie dane przechowujemy do upływu okresów wynikających z przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Podanie danych jest warunkiem zawarcia umowy, a odmowa ich podania będzie skutkowała brakiem możliwości zawarcia umowy.

9.4. Przetwarzanie danych osobowych członków personelu partnerów współpracujących z administratorem.

W związku z zawieraniem umów pozyskujemy od naszych partnerów (dostawców) dane osób zaangażowanych w realizację takich umów (np. osób uprawnionych do kontaktu w sprawie realizacji umowy, osób zaangażowanych w proces podpisania umowy i późniejszego jej wykonania itp.). Zakres przekazywanych danych jest w każdym przypadku ograniczony do stopnia niezbędnego dla wykonania umowy i zazwyczaj nie obejmuje innych informacji niż imię i nazwisko oraz służbowe dane kontaktowe. Takie dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na umożliwieniu prawidłowego i efektywnego wykonywania umowy. Dane te mogą być ujawniane osobom trzecim zaangażowanym w realizację umowy.

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji powyższych interesów oraz wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Dane możemy również przetwarzać w celu zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów w sytuacji konieczności dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, będącego realizacją prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

9.5. Zbieranie danych w ramach utrzymywania relacji z lokalną społecznością.

Podczas różnych spotkań i wydarzeń zbieramy dane osobowe np. poprzez wymianę wizytówek. Pozyskane w ten sposób dane osobowe przetwarzamy w celach związanych z inicjowaniem i utrzymywaniem relacji z lokalną społecznością. Podstawą prawną przetwarzania danych w takich sytuacjach jest wykonywanie zadań realizowanych w interesie publicznym w związku z ustawami sektorowymi dotyczącymi pomocy społecznej oraz ustawą o samorządzie gminnym (art. 6 ust. 1 lit. e RODO).

Dane zebrane w ten sposób przetwarzamy wyłącznie w celu, dla jakiego zostały zebrane. Podanie danych jest dobrowolne, a odmowa ich podania nie będzie skutkowała żadnymi negatywnymi konsekwencjami

9.6. Rekrutacja pracowników.

W ramach procesów rekrutacyjnych oczekujemy przekazywania danych osobowych jedynie w zakresie określonym w przepisach prawa pracy, ustawie o pracownikach samorządowych oraz ustawach sektorowych dotyczących pomocy społecznej. W związku z tym nie należy przekazywać nam informacji w szerszym zakresie.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych są działania zmierzające do zawarcia umowy o pracę na żądanie kandydata (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz wypełnienie obowiązku wynikającego z Kodeksu pracy, ustawy o samorządzie gminnym oraz ustaw sektorowych dotyczących pracowników socjalnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

W razie, gdy przesłane aplikacje będą zawierać dodatkowe dane, wykraczające poza zakres wskazany przepisami prawa, ich przetwarzanie będziemy opierać na zgodzie kandydata, wyrażonej poprzez wyraźną, jednoznaczną czynność potwierdzającą, jaką jest przesłanie dokumentów aplikacyjnych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO – w odniesieniu do szczególnej kategorii danych osobowych). Dane te jednak nie będą przez nas uwzględniane w procesie rekrutacji. Taką zgodę kandydat może wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Podanie danych jest obowiązkowe w zakresie określonym przepisami prawa, w pozostałym zakresie podanie danych jest dobrowolne.

Dokumenty aplikacyjne kandydata, który wygra konkurs, zostają dołączone do akt osobowych i będą przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu lub ustaniu. Dokumenty aplikacyjne kandydatów, którzy zostali zakwalifikowani do dalszego etapu, i które zostały umieszone w protokole z przeprowadzonego naboru, zostaną zniszczone po upływie 3 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacyjnego, z wyjątkiem danych osobowych w zakresie imienia i nazwiska, adresu zamieszkania, stanowiska, na które kandydat aplikował oraz informacji o orzeczonym stopniu niepełnosprawności, które będą przechowywane w dokumentacji związanej z naborem przez okres 5 lat. Dokumenty aplikacyjne pozostałych kandydatów będą wydane zainteresowanym w terminie do 3 miesięcy od rozstrzygnięcia naboru.

Dane kandydatów możemy przetwarzać również w celach realizacji przyszłych procesów rekrutacyjnych. Podstawą prawną przetwarzania danych jest wówczas zgoda kandydata, przy czym wyrażenie zgody wymaga zamieszczenia treści klauzuli zgody w dokumentach aplikacyjnych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Podanie danych jest obowiązkowe w zakresie określonym przepisami prawa, w pozostałym zakresie podanie danych jest dobrowolne.

9.7. Sprawy załatwiane milcząco.

Jeżeli przepis tak stanowi, możemy milcząco załatwić sprawę, którą do nas kierujesz. Wówczas dane osobowe będziemy przetwarzali w celu przeprowadzenia postępowania administracyjnego, o którym mowa w rozdziale 8a Kodeksu postępowania administracyjnego (milczące załatwienie sprawy) oraz ewentualnego wydania zaświadczenia w drodze postanowienia o milczącym załatwieniu sprawy. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest wypełnienie obowiązku wynikającego z przepisu prawa w zw. z art. 122a-122g Kodeksu postępowania administracyjnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Dane osobowe będziemy przechowywali do czasu załatwienia sprawy oraz jej archiwizacji, zgodnie z okresem przewidzianym w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Podanie danych jest wymogiem ustawowym. Odmowa ich podania skutkować będzie pozostawieniem sprawy bez rozstrzygnięcia.

9.8. Profile na portalach społecznościowych.

Prowadzimy publiczne profile o charakterze informacyjnym na portalach społecznościowych Facebook i Instagram.

Administratorem danych osobowych użytkowników tych portali jest Facebook Ireland Ltd. z siedzibą w Irlandii. Facebook przetwarza dane osobowe swoich użytkowników na zasadach zgodnych z jego Polityką prywatności.

Jeśli użytkownik Facebook lub Instagram korzysta z naszego profilu administratorem jego danych jest również Centrum Usług Społecznych w Lubiczu.

Dane osobowe, jakie przetwarzam są to m.in.:

• podstawowe dane identyfikacyjne w zakresie opublikowanym przez użytkowników na ich własnym profilu na portalu społecznościowym Facebook lub Instagram;
• pozostałe dane opublikowane przez użytkowników na ich profilach;
• zdjęcia profilowe, dzięki którym w niektórych przypadkach możemy poznać wizerunek użytkownika;
• inne zdjęcia wynikające z relacji profil CUS – użytkownik, które również mogą przedstawiać wizerunek (użytkownik dobrowolnie i z własnej inicjatywy zamieszcza zdjęcia pod naszymi postami);
• informacje o polubieniach;
• treść zamieszanych wiadomości, komentarzy i postów, treść wiadomości kierowanych do nas w trybie prywatnym, w tym korespondencja prowadzona za pomocą narzędzi dostępnych na portalu (np. Messenger);
• wizerunki osób, których zamieszczamy w ramach prowadzonego profilu;
• anonimowe dane statystyczne dotyczące osób odwiedzających nasz profil, udostępniane przez administratora portalu (Facebook).

Cele, dla których przetwarzam dane osobowe użytkowników moich profili:

• informowanie o ważnych działaniach, wydarzeniach, inicjatywach realizowanych przez CUS;
• wsparcie procesu komunikacji z mieszkańcami gminy Lubicz;
• komunikacja z użytkownikami serwisu w ramach komentarzy pod poszczególnymi postami;
• udzielanie odpowiedzi na prywatne wiadomości, które kierują użytkownicy serwisów poprzez odpowiednią funkcjonalność FB (np. Messenger);
• statystyczne, które polegają na prezentowaniu przez administratora portali (Facebook Ireland Ltd.) informacji o wyświetlaniu postów, ich zasięgach, liczbie interakcji (pozyskane dane stanowią informacje anonimowe);
• ewentualne ustalenie i dochodzenie roszczeń lub obrona przed nimi.

Podstawą prawną przetwarzania danych jest wykonywanie zadań realizowanych w interesie publicznym w związku z ustawami sektorowymi dotyczącymi pomocy społecznej oraz ustawą o samorządzie gminnym (art. 6 ust. 1 lit. e RODO).
W odniesieniu do przetwarzania danych w celach statystycznych oraz ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi podstawą prawną ich przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane osobowe możemy przetwarzać również w oparciu o udzieloną nam zgodę w zakresie i celu określonym w treści zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Dane osobowe przetwarzane w związku z prowadzonymi profilami będziemy przechowywali przez okres niezbędny do realizacji wskazanych powyżej celów:

• informacje na temat użytkowników, które posiadamy w wiadomościach prywatnych będą przechowywane nie dłużej niż przez okres jednego roku;
• w przypadku informacji, które posiadamy w ramach udostępnionych przez użytkowników komentarzy, będą one dostępne na naszym serwisie do czasu usunięcia ich przez autora; 
• anonimowe dane statystyczne dotyczące osób odwiedzających nasze profile będą przetwarzane do czasu ustania naszego prawnie uzasadnionego interesu;
• dane przetwarzane w oparciu o udzieloną nam zgodę będziemy przechowywali do czasu realizacji celu, dla którego została udzielona zgoda lub do momentu jej wycofania, przy czym wycofanie zgody pozostanie bez wpływu na przetwarzanie, którego dokonano przed jej wycofaniem.

Okresy te mogą ulec skróceniu, w przypadku zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem ich przetwarzania lub w przypadku naszej rezygnacji z prowadzenia profilu. Natomiast w sytuacji konieczności ich przechowywania na potrzeby ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami okresy te mogą ulec wydłużeniu do momentu przedawnienia roszczeń.

9.9. Serwisy internetowe.

9.9.1. Korzystanie z serwisów internetowych

Prowadzimy serwisy internetowe (https://gopslubicz.pl/, http://gopslubicz.pl/bip/) w celu udostępniania informacji publicznej oraz przekazywania informacji o sposobach i terminach załatwiania spraw należących do zadań CUS, a także informowania 
o ważnych – istotnych z punktu widzenia CUS wydarzeniach, terminach i przekazach okolicznościowych.

W odniesieniu do danych osobowych, które publikujemy na stronach Biuletynu Informacji Publicznej podstawą prawną ich przetwarzania jest wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, w szczególności w związku z ustawą z dnia 9 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Podanie danych jest wymogiem ustawowym.

Okres publikacji danych osobowych w serwisie BIP (http://gopslubicz.pl/bip/) wynika z przepisów prawa, które regulują czas, przez których dana informacja powinna być zamieszczona w Biuletynie Informacji Publicznej. W przypadku braku szczegółowych regulacji w tym zakresie, okres publikacji danych wynika z wewnętrznej polityki retencji danych lub przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Podstawą prawną przetwarzania (publikacji) danych osobowych w serwisie https://gopslubicz.pl/ jest wykonywanie zadań realizowanych w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi w zw. sektorowymi ustawami o pomocy społecznej, ustawą o samorządzie gminnym oraz art. 81 ust. 2 pkt. 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (art. 6 ust. 1 lit. e). Dane osobowe możemy również publikować w naszym serwisie w oparciu o udzieloną nam zgodę w zakresie i celu określonym w treści zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Okres publikacji danych zależy od ich przydatności. Okres ten może zawsze ulec skróceniu jeśli osoba wniesie skuteczny sprzeciwu wobec przetwarzania danych w tym celu (gdy podstawą prawną ich przetwarzania było wykonywanie zadań realizowanych w interesie publicznym) lub wycofa zgodę (jeśli podstawą prawną przetwarzania danych była udzielona zgoda).

9.9.2. Pliki cookies.

Pliki „cookies” to małe pliki tekstowe instalowane na komputerze lub innym urządzeniu mobilnym użytkownika (laptop, telefon, tablet, itp.) w czasie przeglądania serwisów internetowych. „cookies” zbierają informacje ułatwiające korzystanie ze strony internetowej (np. poprzez zapamiętywanie odwiedzin użytkownika i odpowiednie wyświetlenie strony internetowej do jego preferencji). 

Co do zasady pliki „cookies” nie stanowią danych osobowych. Jednak pewne informacje przechowywane w plikach „cookies”, zwłaszcza w połączeniu z innymi informacjami o użytkowniku stron internetowych, mogą być traktowane jako dane osobowe.

Uprawnienie do przechowywania i uzyskiwania dostępu do plików „cookies” wynika ze zgody użytkownika stron internetowych. Zgoda ta jest wyrażana podczas dokonywania konfiguracji przeglądarki internetowej lub wybranej strony internetowej lub usługi.

Użytkownik może w każdej chwili usunąć bądź też zablokować tworzenie plików „cookies” korzystając z odpowiednich mechanizmów wbudowanych w każdą przeglądarkę internetową. Wycofanie zgody na wykorzystanie plików „cookies” możliwe jest za pośrednictwem ustawień przeglądarki.

Wykorzystujemy tzw. „cookies serwisowe”, które są niezbędne do prawidłowego działania serwisu i zapewnienia bezpieczeństwa oraz poprawy jakości świadczonych usług drogą elektroniczną, w szczególności:

• dostosowania zawartości stron internetowych serwisu do preferencji użytkownika oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych, w szczególności pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie użytkownika serwisu i odpowiednio wyświetlić stronę internetową, dostosowaną do jego indywidualnych potrzeb, np. ustawienie preferowanego języka, rozmiaru czcionki i innych tego typu właściwości ułatwiających pracę w serwisie;
• zapamiętania wyboru użytkownika w kwestii zaprzestania wyświetlania wybranego komunikatu lub wyświetlenia go określoną liczbę razy.
• Pliki „cookies” wykorzystywane w tym celu obejmują:
• pliki „cookies” z danymi wprowadzanymi przez użytkownika (identyfikator sesji), na czas trwania sesji;
• sesyjne pliki „cookies” odtwarzaczy multimedialnych (np. pliki „cookies” odtwarzacza flash), na czas trwania sesji;
• pliki „cookies” służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania;
• trwałe pliki „cookies” służące personalizacji interfejsu użytkownika, na czas trwania sesji lub nieco dłużej.

Uprawnienie do przechowywania i uzyskiwania dostępu do plików „cookies” wynika ze zgody wyrażonej przez użytkownika serwisu. Użytkownik wyraża zgodę podczas dokonywania konfiguracji przeglądarki internetowej lub wybranej strony internetowej lub usługi.

Użytkownik może w każdej chwili usunąć bądź też zablokować tworzenie plików „cookies” korzystając z odpowiednich mechanizmów wbudowanych w każdą przeglądarkę internetową. Wycofanie zgody na wykorzystanie plików „cookies” jest możliwe za pośrednictwem ustawień przeglądarki. Szczegółowe informacje na ten temat można znaleźć pod poniższymi linkami:

• Internet Explorer: https://support.microsoft.com/pl-pl/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies
• Mozilla Firefox: http://support.mozilla.org/pl/kb/ciasteczka
• Google Chrome: http://support.google.com/chrome/bin/answer.py?hl=pl&answer=95647
• Opera: http://help.opera.com/Windows/12.10/pl/cookies.html
• Safari: https://support.apple.com/kb/PH5042?locale=en-GB

Iinformujemy, że ograniczenia stosowania plików „cookies” mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach serwisu.

9.9.3. Wtyczki społecznościowe.

Na naszych stronach internetowych (https://gopslubicz.pl/) zamieszamy tzw. „wtyczki społecznościowe” serwisów społecznościowych, tj. Facebook. Gdy użytkownik odwiedza nasze strony „wtyczki” są zdezaktywowane, tzn. nie odbywa się transfer jakichkolwiek danych do administratorów tych serwisów (Facebook). Dopiero aktywność użytkownika poprzez kliknięcie we właściwą „wtyczkę” społecznościową powoduje nawiązanie bezpośredniego połączenia z serwerem administratora tego portalu.

Jeśli użytkownik ma konto na Facebooku i jest na nim zalogowany w momencie aktywowania „wtyczki” społecznościowej, administrator portalu może przyporządkować do konta użytkownika jego wizytę na naszych stronach internetowych na zasadach zgodnych z jego Polityką prywatności. Można tego uniknąć, jeśli użytkownik wyloguje się z portalu Facebook przed aktywowaniem „wtyczki” społecznościowej zamieszczonej na naszych stronach.

10. Kiedy i w jaki sposób udostępniamy dane osobowe podmiotom trzecim?

Odbiorcami danych osobowych mogą być:

• podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa, w szczególności organy nadzorujące przestrzeganie prawa, organy regulacyjne i inne organy administracji publicznej w związku z wymogami obowiązujących przepisów prawa i w sposób zgodny z tymi przepisami oraz strony i uczestnicy postępowań lub organy właściwe do załatwienia sprawy na mocy przepisów prawa;
• zaufane podmioty współpracujące z nami w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania, w tym w szczególności dostawcy usług systemów informatycznych, banki, kurierzy, operatorzy pocztowi, firmy doradcze, kancelarie prawne;
• osoby lub podmioty na żądanie osoby, której dane dotyczą.
• w związku z jawnością informacji publicznej dane mogą być ogólnodostępne, ponieważ w niektórych sytuacjach mamy obowiązek udostępnienia danych w Biuletynie Informacji Publicznej; 
• dane osobowe mogą być też przez nas przekazane wszystkim zainteresowanym podmiotom i osobom na ich wniosek zgodnie z ustawą z dnia 6 września 2011 roku o dostępie do informacji publicznej, z wyjątkiem informacji, których udostępnienie mogłoby naruszyć prywatność lub tajemnicę przedsiębiorstwa; ograniczenie to jednak nie dotyczy informacji o osobach pełniących funkcje publiczne, mających związek z pełnieniem tych funkcji.

11. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych osobowych w zakresie wymaganym przepisami prawa jest obowiązkowe. W pozostałych sytuacjach podanie danych jest dobrowolne, ale może być warunkiem niezbędnym do realizacji celu przetwarzania, m.in. w sytuacji, gdy dane te są niezbędne do zawarcia i wykonania umowy. Gdy podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest zgoda, podanie danych jest zawsze dobrowolne. Udzieloną zgodę można wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

12. Czy przekazujemy dane do państw trzecich?

Co do zasady nie zamierzamy przekazywać danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy ani do organizacji międzynarodowych. Jednakże w przypadku korzystania z naszych profili w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram) może dojść do transferu niektórych danych osobowych poza EOG na zasadach wskazanych w Polityce prywatności tego serwisu.

13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji.

Dane nie podlegają procesowi zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym dane nie będą poddawane profilowaniu.

14. Odnośniki do innych stron.

Na stronach naszych serwisów mogą pojawiać się odnośniki do innych stron podmiotów trzecich. Nie ponosimy odpowiedzialności za zasady zachowania prywatności obowiązujące na tych stronach. Namawiamy do zapoznania się z tam ustaloną polityką prywatności oraz regulaminami.

15. Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych.

Każdej osobie, które dane przetwarzam, przysługują prawa wynikające z przepisów RODO.

• Prawo dostępu do danych osobowych oraz do otrzymania ich kopii.
  Jeśli wniesiesz żądanie dostępu do swoich danych osobowych, przekażemy Tobie informacje o przetwarzaniu Twoich danych osobowych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotach, którym dane są ujawniane i planowanym terminie usunięcia danych.Przekażemy również kopię przetwarzanych danych osobowych, jeśli sobie tego zażyczysz.
  
  
• Prawo sprostowania (poprawiania) danych osobowych.
  Każda osoba ma prawo do aktualizowania swoich danych osobowych oraz dokonywania zmian, jeśli dane osobowe, którymi dysponujemy są nieprawidłowe lub niekompletne.
• Prawo żądania usunięcia danych.
  Z prawa do usunięcia danych można skorzystać wyłącznie, gdy ich przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane. Zwracamy uwagę, że prawo do usunięcia danych nie przysługuje, gdy przetwarzanie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w celu wykonania umowy.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania. 
  Każdej osobie przysługuje prawo żądania ograniczenia przetwarzania jej danych osobowych, gdy:
  • kwestionuje ona prawidłowość swoich danych osobowych – na okres pozwalający mi sprawdzić ich prawidłowość;
  • zgłasza sprzeciw wobec usunięcia przeze mnie sowich danych;
  • potrzebuje, abyśmy przechowywali jej dane osobowe, ponieważ są one jej potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
    
    W razie zgłoszenia takiego żądania ograniczymy się wyłącznie do przechowywania danych osobowych dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia ich przetwarzania, z wyjątkiem operacji, na które osoba wyrazi nam dobrowolną zgodę.
• Prawo do sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania.
  Każdy ma prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych w celach związanych z realizacją prawnie uzasadnionego interesu administratora, pod warunkiem, że sprzeciw jest uzasadniony przez szczególną sytuację, w której osoba się znalazła. Taki sprzeciw powinien zawierać uzasadnienie.
• Prawo do przenoszenia danych.
  Prawo do przenoszenia danych przysługuje wówczas, gdy przetwarzamy dane osobowe na podstawie zgody lub zawartej umowy, oraz gdy przetwarzanie to odbywa się w sposób zautomatyzowany. Jeśli osoba wniesie takie żądanie, przekażemy dane bezpośrednio tej osobie w formacie pozwalającym na odczyt przez komputer lub prześlemy je na jej żądanie innemu podmiotowi, jednak pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno po naszej stronie, jak również po stronie tego innego podmiotu.
• Prawo wycofania zgody.
  W przypadku, gdy przetwarzamy dane osobowe na podstawie udzielonej zgody można ją wycofać w dowolnej chwili. Wycofanie zgody nie będzie miało wpływu na legalność przetwarzania danych osobowych dokonanego przed jej wycofaniem. Informujemy o tym prawie w momencie zbierania zgody i umożliwiamy wycofanie zgody w tak łatwy sposób, jak jej udzielono.
• Prawo do wniesienia skargi.
  Każdej osobie przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzając jej dane osobowe naruszam przepisy RODO (adres: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

W sprawach związanych z realizacją przysługujących praw w związku z przetwarzaniem danych osobowych prosimy o kontakt bezpośrednio z nami (dane kontaktowe zawiera pkt. 3 i 4).

Jeżeli nie będziemy w stanie zidentyfikować osoby składającej wniosek na podstawie wniesionego żądania, zwrócimy się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje. Z uwagi na ochronę prywatności i zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych 
w przypadku odmowy udzielenia dodatkowych informacji zastrzegamy sobie prawo do nie realizacji wniosku.

Żądanie może zostać zgłoszone osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika (np. członka rodziny). Ze względu na bezpieczeństwo danych zachęcamy do posługiwania się pełnomocnictwem w formie poświadczonej przez notariusza lub upoważnionego radcę prawnego bądź adwokata, co istotnie przyspieszy weryfikację autentyczności żądania.

Odpowiedzi udzielamy za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, w przypadku, gdy wniosek zostanie złożony drogą elektroniczną lub jeśli zażądano przekazania odpowiedzi w tej formie. 

Odpowiedzi na żądanie udzielamy w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu poinformujmy o przyczynach opóźnienia.

Informacje dotyczące zgłoszonego żądania oraz osoby, która żądanie zgłosiła, przechowujemy przez okres 6 lat w celu zapewnienia możliwości wykazania zgodności z RODO oraz w celu ustalenia, obrony lub dochodzenia ewentualnych roszczeń, będącego prawnie uzasadnionym interesem administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

16. Czy i kiedy możliwe są zmiany niniejszej Polityki przetwarzania danych osobowych?

Polityka przetwarzania danych osobowych jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana. 

Ostatnia aktualizacja niniejszego dokumentu miała miejsce dnia 26 września 2024 r.